Convocation à une Assemblée générale du syndicat de copropriétaires

La loi du 10 juillet 1965 régissant la copropriété prévoit que les décisions du syndicat des copropriétaires doivent être prises obligatoirement au cours d’une assemblée générale.

Le syndicat de copropriétaires regroupe l’ensemble des propriétaires d’une copropriété.

Avant toute assemblée générale, une convocation de l’ensemble des copropriétaires doit être effectuée.

Qui doit être convoqué et par qui ?

Destinataire de la convocation

En vertu de la loi du 10 juillet 1965, toutes les décisions relatives à la copropriété sont prises par l’ensemble des copropriétaires réunies en Assemblée Générale.

Ainsi, tous les copropriétaires doivent, obligatoirement, être convoqués. Toutefois, participer à une Assemblée générale ne constitue pas une obligation pour les copropriétaires. Il faudra simplement veiller au respect des majorités requises par la prise de certaines décisions.

En effet si, le règlement de copropriété exige, par exemple, l’unanimité des voix des copropriétaires pour décider de l’exécution de travaux de ravalement de façade, le fait que l’un des copropriétaires soit absent, est un obstacle au vote de cette décision.

Lorsque les propriétaires d’un lot sont des couples mariés ou une indivision par exemple, il est nécessaire que soit désigné un mandataire représentant les propriétaires communs d’un lot.

Afin qu’aucun copropriétaire ne soit oublié lorsque le syndic procède à la convocation, il est nécessaire pour ce dernier de tenir, à jour, une liste mentionnant l’ensemble des copropriétaires de la copropriété.

Modalités de remise de la convocation

La convocation à l’Assemblée générale doit donc être remise à tous les copropriétaires soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit en main propre contre signature d’un récépissé au moins quinze jours avant la date prévue de la réunion de l’Assemblée générale.

Cette convocation doit être adressée par le syndic.

Initiative de la convocation

Principe

L’Assemblée générale est toujours convoquée par le syndic (article 7 du décret du 17 mars 1967) qui a l’obligation de réunir au moins une fois par an cette assemblée afin de statuer sur les comptes du syndicat.

Bien entendu, le syndic peut à tout moment décider de convoquer l’Assemblée Générale lorsqu’il estime qu’une décision doit être prise (exécution de travaux par exemple).

Exception : carence ou absence de syndic

L’article 8 du décret du 17 mars 1967 permet de déroger au principe précédemment édicté en cas de carence ou d’absence de syndic. Quelle est la différence entre les deux situations ?

Carence du syndic : en vertu de l’article 8 du décret précité, soit le conseil syndical soit un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent demander au syndic la convocation de l’Assemblée générale (le règlement de copropriété peut prévoir une majorité différente).

Si le syndic ne répond pas à cette demande dans les 8 jours, il y a carence du syndic.

Dans ce cas, l’Assemblée Générale peut être convoquée par le Président du conseil syndical ou par tout copropriétaire.

Absence de syndic : il y a donc carence du syndic lorsqu’il y a un syndic en fonction. Toutefois, il y a des hypothèses pour lesquelles la convocation de l’Assemblée générale ne peut relever de l’initiative du syndic du fait de son absence.

Bien que ceci soit contraire au principe selon lequel, il ne peut y avoir de copropriété sans syndic, il arrive que la copropriété soit dépourvue de syndicat suite à sa démission ou la fin de son mandat dans l’hypothèse où l’Assemblée Générale n’a pas encore nommé de successeur au syndic.

Dans ce cas uniquement, il est fait application des articles 46 et 47 du décret.

Cet article prévoit qu’en l’absence de syndic, le Président du Tribunal de Grande Instance, sur demande d’un ou plusieurs copropriétaires ou sur demande du conseil syndical, pourra procéder à la convocation de l’Assemblée générale ou nommer un syndic provisoire pour le faire.

Formalisme à respecter

La convocation à l’Assemblée générale des copropriétaires doit contenir certaines mentions obligatoires :

le lieu et la date de la réunion : dans la plupart du temps, l’Assemblée générale des copropriétaires se réunit dans un local de la copropriété. La réunion de l’Assemblée générale doit avoir lieu au moins 15 jours après la remise de la convocation aux copropriétaires.

L’ordre du jour : l’ordre du jour est constitué par l’objet de la réunion de l’Assemblée générale (par exemple : décision à prendre quant à la réalisation de travaux de ravalement de façade, détermination du budget prévisionnel, vote quant à la poursuite ou non du mandat du syndic).

L’ordre du jour est décidé par celui qui a l’initiative de la convocation, il s’agit dans la plupart des cas du syndic.

Toutefois, chaque copropriétaire, à réception de la convocation, peut, par lettre recommandé avec A.R., demander au syndic d’ajouter une question à l’ordre du jour.

Dès lors, le syndic à l’obligation d’ajouter cette question à l’ordre du jour. Si le délai est trop court entre l’envoi à chaque copropriétaire du nouvel ordre du jour et la date de la réunion de l’Assemblée générale, le syndic a l’obligation de convoquer une nouvelle réunion de l’Assemblée générale avec un ordre du jour comportant la question soulevée par le copropriétaire demandeur.

Dans l’hypothèse, où le syndic ne répond pas à la demande d’un copropriétaire ou du conseil syndical, le président du conseil syndical ou à défaut tout copropriétaire pourra demander au tribunal de provoquer la tenue d’une Assemblée générale.

Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété doivent être précisées dans la convocation lorsque l’ordre du jour de l’Assemblée générale est l’approbation des comptes du syndicat. Dans la plupart des hypothèses, le syndicat doit mettre à disposition de chaque copropriétaire ces pièces justificatives au moins quinze jours avant la date de la réunion de l’Assemblée générale.

En fonction de l’ordre du jour, la convocation devra être accompagnée de certains documents permettant aux copropriétaires d’avoir connaissance des éléments qui leur permettront de prendre une décision.

Par exemple, si l’ordre du jour d’une Assemblée est d’opérer un choix sur un devis pour l’exécution de travaux, le syndic devra joindre à la convocation les différents devis que celui ci a fait réaliser.

Auteur : Noémie GOBEAUT

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